Team building đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển văn hóa doanh nghiệp – giúp gắn kết nhân sự, nâng cao tinh thần đồng đội và tăng hiệu quả làm việc qua các hoạt động trải nghiệm. Nhưng nhiều công ty khi lên kế hoạch vẫn bị “cháy ngân sách” vì những khoản chi tưởng nhỏ nhưng dễ bị bỏ qua.
Trong bài viết này, dựa trên kinh nghiệm tổ chức tour team building thực tế, khảo sát từ các đơn vị uy tín & những bài viết lên top, mình sẽ chỉ ra 5 khoản chi phí tổ chức teambuilding dễ bị bỏ sót – để bạn có thể lập ngân sách chuẩn, tránh chi phí phát sinh, và tổ chức một du lich team building thành công & tiết kiệm.
Chi phí vận chuyển và phụ trợ – “khoản ẩn” dễ khiến bạn đội ngân sách
Khi bắt đầu lập kế hoạch chi phí tổ chức teambuilding, phần vận chuyển thường được tính đầu tiên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở mức “xe đưa đón chính” – mà quên mất rằng có rất nhiều khoản vận chuyển phụ trợ khác có thể khiến ngân sách đội lên gấp rưỡi nếu không dự trù kỹ lưỡng.
Những khoản chi dễ bị bỏ sót trong vận chuyển
Xe trung chuyển:
Nếu điểm tập trung ở xa sân bay hoặc khách sạn – bạn sẽ cần thêm xe trung chuyển cho các thành viên đến từ nhiều khu vực khác nhau. Đây là chi phí dễ bị bỏ qua, đặc biệt với đoàn có nhiều đầu mối tập trung.
Phí nhiên liệu & tuyến đường phức tạp:
Các tour team building tổ chức tại vùng đồi núi, biển đảo hoặc resort biệt lập sẽ khiến xe tiêu hao nhiên liệu nhiều hơn. Chưa kể đến các tuyến đường cần xe chuyên dụng hoặc đèo dốc – dễ làm tăng phí bảo trì.
Phí cầu đường, phà, bến bãi:
Nếu hành trình qua phà hoặc có trạm thu phí, bãi đỗ xe du lịch,… thì đây là những khoản nhỏ nhưng cộng dồn rất nhanh. Nếu sử dụng xe cá nhân, đừng quên tính phí gửi xe theo từng phương tiện.
Vận chuyển thiết bị hậu cần:
Đối với chương trình có tổ chức gala dinner ngoài trời, hoạt động tập thể lớn – bạn phải thuê xe tải nhỏ để vận chuyển sân khấu, âm thanh, ánh sáng, backdrop,… Chi phí cho vận chuyển riêng này có thể ngốn thêm 5–15% ngân sách sự kiện.
Kinh nghiệm từ chuyên gia: đừng “nghĩ là bao gồm”
Theo chia sẻ từ các đơn vị có kinh nghiệm như Măng Travel – Dịch vụ tổ chức team building trọn gói, một sai lầm phổ biến là nhiều doanh nghiệp ngầm hiểu mọi chi phí vận chuyển đều đã nằm trong báo giá gốc. Trong thực tế, phần lớn dịch vụ vận chuyển thiết bị, trung chuyển, đi lại nhân sự thường báo riêng và tính bổ sung theo từng chương trình.
Mẹo tiết kiệm & kiểm soát ngân sách
-
Yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục: xe chính, xe trung chuyển, xe thiết bị hậu cần, di chuyển nhân sự,…
-
So sánh các đơn vị tổ chức team building không chỉ ở giá tổng, mà còn cách họ phân tách – minh bạch chi phí.
-
Nếu đoàn lớn hoặc nhiều điểm khởi hành khác nhau, bạn có thể gom nhóm & tối ưu tuyến để giảm chi phí xe trung chuyển.
Một bản kế hoạch tổ chức team building thông minh không thể thiếu bảng phân bổ chi phí vận chuyển chi tiết. Đặc biệt nếu bạn dự định tổ chức tour ở xa trung tâm, địa hình phức tạp hoặc cần nhiều thiết bị hậu cần – hãy đảm bảo mọi thứ “ngoài xe chính” đều được tính trước để tránh bị động và vượt ngân sách âm thầm.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đến với chi phí thiết bị kỹ thuật & trang trí – một “thủ phạm thầm lặng” khác thường bị xem nhẹ khi lập kế hoạch du lịch team building.
Chi phí thiết bị kỹ thuật & trang trí – “đầu tư nhìn thấy, độ hoành tráng cảm nhận”
Khi tính chi phí tổ chức teambuilding, nhiều người chỉ nghĩ đến chi phí sân bãi, ăn uống, nhân sự, mà thường bỏ sót các khoản kỹ thuật và trang trí — những yếu tố “vô hình” nhưng có sức ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm tổng thể.
Những khoản chi kỹ thuật & trang trí dễ bị bỏ qua
| Phụ mục | Chi tiết cần lưu ý |
|---|---|
| Hệ thống âm thanh & ánh sáng | Loa, micro, đèn LED, đèn sân khấu, đèn trang trí, hệ thống chiếu sáng hoàng hôn/trang trí buổi tối. Nếu ban đêm, ánh sáng không đủ thì gala dinner không lung linh được. |
| Backdrop, phông nền, banner & photobooth | Backdrop chủ đề, quầy chụp hình, banner nhận diện, thảm sân khấu. Nếu muốn thiết kế riêng, decor theo chủ đề, đèn spotlight – chi phí sẽ tăng rất mạnh. |
| Thiết bị trình chiếu hoặc LED màn hình | Nếu có màn hình lớn để chiếu hình ảnh, video tổng kết, slide phát biểu – màn hình LED hoặc máy chiếu cần độ phân giải tốt, ánh sáng môi trường phù hợp; nếu ngoài trời thì thêm màn che, chân đỡ. |
| Trang trí nhỏ & chi tiết phụ trợ | Bàn lễ tân, bàn gala, khăn trải bàn, ghế, hoa, nến, cờ/lá trang trí, phụ kiện decor (canvas, đèn lồng, bóng bay…), giấy mời hoặc thẻ tên nếu cần. |
| Nguồn điện & kỹ thuật phụ trợ | Dây điện, gia cố ổn áp, máy phát điện nếu nơi thiếu điện; nhân viên kỹ thuật giám sát. Việc thiếu nguồn phụ trợ có thể làm chương trình bị gián đoạn hoặc tăng chi phí thuê máy phát khẩn cấp. |
Kinh nghiệm giúp bạn tối ưu chi phí thiết bị & trang trí
-
Yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục: đừng để “backdrop + ánh sáng + âm thanh” chỉ được báo gộp; hỏi rõ xem thiết bị nào là thiết bị cơ bản, thiết bị nào là thiết bị cao cấp.
-
Tận dụng nguồn lực nội bộ: nếu công ty có bộ phận thiết kế hoặc có mối quan hệ với vendor decor, thử tìm phương án decor nhẹ – vật liệu sẵn có hoặc decor “theme nhỏ” để giảm chi phí.
-
Chọn thiết kế trang trí có thể tái sử dụng: backdrop, banner, photobooth có thể dùng cho nhiều lần; hoặc thuê những vật decor có thể cho thuê lại – giảm chi phí mua mới.
-
Chọn thiết bị kỹ thuật phù hợp quy mô: nếu gala dinner nhỏ, không cần LED màn hình lớn; nếu ban đêm nhưng không có chương trình trình chiếu nặng – chỉ dùng trang trí ánh sáng và loa tốt là đủ.
-
Kiểm tra vật liệu ngoài trời & điều kiện thời tiết: nếu tổ chức ngoài trời, decor dễ hỏng hoặc ảnh hưởng do nắng/mưa; chọn vật liệu bền và có phương án che chắn.
-
So sánh nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật & decor để tìm mức giá tốt nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng – tham khảo giá, mẫu thực tế, đánh giá khách hàng trước đó.
Thiết bị kỹ thuật & trang trí là những yếu tố rất trực quan, có thể nhìn thấy được ngay – nhưng nếu không tính kỹ, bạn rất dễ bị “ngợp chi phí” khi lên sao kê cuối cùng. Dự toán trước từng hạng mục, hỏi rõ thông số, chọn decor & kỹ thuật phù hợp với quy mô & mục đích chương trình – là cách giúp tour team building + gala dinner vừa đẹp vừa tiết kiệm.
Chi phí ăn uống & đồ uống phát sinh – “khu vực ăn uống” dễ vượt ngân sách
Trong bảng ngân sách khi lập kế hoạch chi phí tổ chức teambuilding hoặc một tour team building, phần ăn uống thường chiếm tỷ lệ lớn – và cũng là nơi dễ phát sinh ngoài dự kiến nếu không tính kỹ. Dưới đây là các yếu tố bạn cần lưu ý thật kỹ để tránh bị “cháy ví”.
Những khoản ăn uống & đồ uống dễ bị quên / bị tính thiếu
| Hạng mục | Chi tiết cần kiểm soát |
|---|---|
| Số lượng món ăn & khẩu phần thực tế | Khi bạn đặt menu cho đoàn, có thể ước lượng sai số người tham gia (người lớn + trẻ em). Nếu có yêu cầu món đặc biệt (chay, dị ứng, khẩu vị riêng), chi phí nguyên liệu sẽ cao hơn. Nếu món hải sản đặc sản vùng thì giá nguyên liệu, vận chuyển đều tăng. |
| Loại hình phục vụ | Buffet hay set‑menu? Set‑menu cẩn trọng hơn về khẩu phần & món ăn, ít lãng phí hơn; buffet có nhiều món nhưng dễ dẫn đến dư thừa & phí tổn nguyên liệu cao hơn. |
| Thời điểm & giờ ăn uống | Ăn ngoài giờ chuẩn định (ví dụ ăn tối lúc quá muộn hoặc rất sớm) có thể bị tính phụ phí. Ăn sáng đón sớm cũng có thể cao hơn. |
| Đồ uống đặc biệt & thức uống có cồn | Nước lọc & nước ngọt thường được tính trong menu tiêu chuẩn; nếu muốn cocktail, rượu, thức uống nhập khẩu hay cà phê đặc biệt – phải hỏi rõ giá trước. |
| Món phụ & đồ ăn nhẹ | Trái cây tráng miệng, snack, bánh mì, súp, trái cây sau các hoạt động ngoài trời – nếu không tính sẵn, chi phí có thể tăng cao. |
| Phí phục vụ & thuế, phụ phí dịch vụ | Đôi khi báo giá chưa bao gồm phí phục vụ bàn, thuế VAT, phí dọn dẹp sau ăn, dụng cụ dùng một lần (dao, kéo, giấy, khăn giấy…), phụ phí giờ khuya. |
Kinh nghiệm thực tế từ các tour team building & du lich team building
-
Theo khảo sát từ các đơn vị sự kiện như VGO EVENT, Viet‑Power,… chi phí ăn uống thường chiếm khoảng 25‑35% tổng chi phí sự kiện nếu có gala dinner, hoặc 30‑40% nếu bữa tối gala + nhiều món đặc sản. Một bảng tham khảo cho thấy: với tour ngày + gala dinner nhỏ, phần ăn uống có thể từ ~250.000 đồng/người trở lên nếu menu bình dân; lên đến hàng triệu đồng/người nếu có món đặc sản + rượu vang
-
Các tour du lịch team building trọn gói chuyên nghiệp thường liệt kê cụ thể “menu cùng đồ uống”, “phụ phí đồ uống đặc biệt”, để tránh bất ngờ.
Cách lập ngân sách & kiểm soát chi phí ăn uống & đồ uống
-
Yêu cầu menu mẫu & báo giá từng món từ nhà cung cấp, bao gồm cả trường hợp thêm món hoặc số lượng khách thay đổi.
-
Chia nhỏ nhóm ăn: nếu đoàn lớn, có thể chia thành nhóm nhỏ dùng set‑menu để ổn định giá, tránh buffet dư đồ.
-
Giới hạn đồ uống “cao cấp”: chọn nước lọc/nước ngọt standard trong giá tour; nếu muốn đồ uống đặc biệt thì tính riêng hoặc giới hạn số lượng.
-
Tập trung vào chất lượng, không phải số lượng: vài món hải sản ngon + món địa phương đặc sắc vẫn thường được nhớ hơn là một bàn nhiều món nhưng nguyên liệu bình thường.
-
Đặt trước & chọn giờ ăn hợp lý để tránh phí suất ăn ngoài giờ đắt hoặc nhà hàng đông khách tăng giá.
-
Kiểm tra phụ phí phục vụ, thuế & phí phát sinh: xác định rõ có bao gồm hay chưa trong báo giá tour + gala.
Ăn uống & đồ uống là phần quan trọng trong chi phí tổng của tour team building + gala dinner, và rất dễ vượt ngân sách nếu bạn không chú ý đến các chi tiết phụ trợ. Khi bạn lập ngân sách cho du lich team building, hãy dành đủ “dự phòng” cho thực phẩm, đồ uống đặc biệt, món phát sinh & các phụ phí liên quan. Việc này sẽ giúp chuyến đi không chỉ “vui” mà còn “vừa túi tiền”.
Chi phí nhân sự & chi phí phụ trợ ít được để ý
Một sai lầm phổ biến khi lập ngân sách cho tour team building hoặc combo có gala dinner là chỉ tính nhân sự “chính” — MC, hướng dẫn viên (HDV), nhân viên phục vụ — mà quên đi những nhân sự phụ trợ & các chi phí đi kèm. Dưới đây là những khoản bạn dễ bỏ sót:
Những khoản nhân sự & phụ trợ dễ bị lãng quên
-
Trợ lý hậu cần / nhân viên setup sân khấu, âm thanh, ánh sáng: Đây là những người đến sớm để chuẩn bị, treo phông, decor, kiểm tra âm thanh – ánh sáng. Nếu sự kiện bắt đầu sớm hoặc setup phức tạp, giờ làm ngoài giờ sẽ được tính cao hơn.
-
Nhân viên phụ trợ như bảo vệ, trông giữ đồ, cấp cứu/y tế: Các hoạt động ngoài trời, biển đảo luôn tiềm ẩn rủi ro (chấn thương, say sóng, tai nạn nhỏ). Việc có người bảo vệ và nhân viên y tế tối thiểu giúp bạn xử lý nhanh nếu có tình huống.
-
Phụ cấp làm việc ngoài giờ & chi phí lưu trú nếu địa điểm xa hoặc lịch trình kéo dài: Nếu bạn đặt tour team building qua đêm hoặc địa điểm ở vùng xa, nhân viên có thể cần nghỉ lại — điều này phát sinh chi phí phòng, ăn, phụ cấp giờ làm muộn.
-
Chi phí vệ sinh / dọn dẹp sau sự kiện: Sau hoạt động, đặc biệt nơi có biển, cát, đèn trang trí – việc dọn dẹp, thu gom rác, lau chùi khu vực ăn uống, sân khấu… nếu không tính trước sẽ bị tính phụ thêm từ phía địa điểm hoặc bên thứ ba.
Kinh nghiệm hay từ các tour chuyên nghiệp
-
Yêu cầu bên tổ chức tour team building trọn gói rõ ràng từng hạng mục nhân sự & phụ trợ trong báo giá. Bạn nên hỏi: “Bao gồm nhân viên setup/nhân viên hậu cần? Có phí ngoài giờ không? Có chi phí lưu trú cho nhân sự nếu địa điểm xa không?”.
-
So sánh giữa các bên tổ chức dựa trên tổng số nhân sự & chức năng nhân sự — đôi khi bên rẻ hơn lại thiếu nhân sự phụ trợ, dẫn đến chất lượng kém hoặc phát sinh chi phí bản thân phải xử lý.
Tham khảo các tour mẫu: ví dụ như Tour du lịch team building 3N2Đ cùng Măng Travel nơi hiển thị rõ các nhân sự + chi phí phụ trợ đi kèm trong gói.
Nhân sự & chi phí phụ trợ là những phần “vô hình” nhưng có thể làm ngân sách bạn dự tính bị vượt đáng kể nếu bỏ sót. Việc báo giá chi tiết & rõ ràng từng vai trò nhân sự + phụ trợ sẽ giúp bạn kiểm soát tốt chi phí tổ chức teambuilding & tránh những bất ngờ không đáng có.
Chi phí phát sinh dự phòng & rủi ro
Ngay cả khi bạn đã lập kế hoạch tỉ mỉ cho chi phí tổ chức teambuilding, vẫn có những yếu tố bất ngờ dễ khiến tour team building vượt ngân sách — và nếu không chuẩn bị dự phòng, hậu quả có thể ảnh hưởng rất lớn.
Các tình huống phát sinh phổ biến
-
Thời tiết bất lợi (mưa, gió mạnh, biển động) khiến một số hoạt động (ví dụ lặn san hô, cano) phải hoãn hoặc chuyển sang phương án thay thế.
-
Số lượng khách thay đổi sát ngày — thêm người hay giảm người — ảnh hưởng đến khẩu phần ăn, phòng nghỉ, xe vận chuyển, thiết bị.
-
Thiết bị kỹ thuật hỏng: loa, máy chiếu, ánh sáng, cano nếu sử dụng trong tour biển – nếu không có thiết bị dự phòng hoặc chi phí sửa chữa ngay, chi phí có thể đội lên cao.
-
Sự cố y tế nhỏ: say sóng, bị thương nhẹ, dị ứng thức ăn – nếu không chuẩn bị bộ y tế hoặc không có nhân viên chăm sóc y tế, có thể phát sinh chi phí thuê dịch vụ ở ngoài.
-
Thời gian thực hiện kéo dài: Hoạt động chậm, trễ giờ, setup mất thời gian hơn dự toán => nhân sự phải làm thêm giờ, xe vận chuyển phải chạy thêm, thiết bị thuê tăng thời gian.
Tỷ lệ dự phòng hợp lý & cách lên kế hoạch rủi ro
-
Theo kinh nghiệm của các tour chuyên nghiệp, nên dành khoảng 5‑10% tổng ngân sách cho các chi phí phát sinh. Đây là quy tắc “vàng” khi bạn lập ngân sách chi tiết cho du lich team building.
-
Rõ ràng trong hợp đồng: xác định ai sẽ chịu trách nhiệm trong các tình huống phát sinh; phí phát sinh được tính thế nào; có phương án B nếu điểm tham quan không thực hiện được.
-
Xem trước feedback & review của các tour mẫu để biết cách nhà tổ chức xử lý rủi ro — điều này góp phần xác thực độ tin cậy.
Bạn có thể tham khảo qua các bài viết như
Gợi ý tour Quy Nhơn 1 ngày: TOUR KỲ CO – EO GIÓ – ĐỒI TRƯỢT CÁT,
Kinh nghiệm đặt tour du lịch: Hướng dẫn chọn tour, hoặc Chi phí đặt tour du lịch team building chuyên nghiệp để hiểu rõ những rủi ro thường gặp.
Nhân sự phụ trợ & chi phí phát sinh là hai nhóm chi phí mà rất nhiều người tổ chức team building thấp hoặc trung bình dễ bỏ qua — nhưng khi bị cộng dồn, chúng có thể khiến ngân sách bị “vượt đèn đỏ”. Việc chuẩn bị tốt, yêu cầu báo giá cụ thể, có dự phòng rủi ro và có các phương án thay thế sẽ giúp bạn tổ chức tour.
Tổ chức du lịch team building không chỉ là một hoạt động vui chơi – mà còn là một khoản đầu tư chiến lược vào văn hóa doanh nghiệp, sự gắn kết nội bộ và hiệu suất làm việc của đội nhóm. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí tổ chức teambuilding mà vẫn giữ chất lượng, bạn cần lập kế hoạch rõ ràng, lường trước các khoản dễ bị bỏ sót như vận chuyển phụ, thiết bị kỹ thuật, ăn uống, nhân sự hỗ trợ và các phát sinh dự phòng.
Thay vì chỉ nhìn vào giá tour tổng, hãy so sánh theo từng hạng mục chi tiết, yêu cầu đơn vị tổ chức minh bạch báo giá, và đặc biệt là dự phòng ngân sách hợp lý. Đây là những kinh nghiệm đã được đúc kết từ nhiều doanh nghiệp đã từng “vỡ kế hoạch” và cả những chương trình team building thành công rực rỡ.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức tour team building chuyên nghiệp, trọn gói, tối ưu chi phí và trải nghiệm, Măng Travel là lựa chọn đáng tin cậy.
Liên hệ tư vấn MIỄN PHÍ: 0989 51 51 58 | 0984 37 51 58
Inbox trực tiếp qua fanpage: Măng Travel Facebook
Xem tour team building trọn gói tại đây:
